Зам. Главы Администрации города Смоленска А. С. Бочкарев

Глава Администрации МО «Кардымовский район» О. В. Иванов

Начальник отдела туризма Администрации города Смоленска Е. А. Газетникова

Главный специалист отдела туризма Администрации города Смоленска А. В. Фадеичев

Координатор НКО «Фонд содействия примирению народов, участвовавших в военных конфликтах» В. А. Шаргаев

Председатель военно-исторического объединения «Отечество» А. В. Гапенко

Вице-президент военно-исторического луба «Отечество» А. Ф. Гапенко

Президент межрегиональной общественной организации «Кремль» А. А. Полещук

Начальник информационно-аналитического отдела Администрации г. Смоленска Ю. С. Андреева

Президент межрегиональной общественной организации «Кремль» А. А. Полещук

Секретарь Смоленской и Вяземской епархии РПЦ С. Амельченков

Был сформирован план действий, включающий в себя следующие пункты:

Разработка концепции проведения фестиваля — октябрь 2011

Решение вопросов о перезахоронении останков погибших при Смоленском сражении, создании мемориала павшим воинам, установка стелы на месте сражения — декабрь 2011 — март 2012

Решение вопроса о создании и установке бюста П. А. Тучкова — январь — август 2012

Издание книги о Смоленском сражении 1812 года — январь — май 2012

Решение вопроса со Смоленской и Вяземской епархией РПЦ о проведении крестного хода на месте сражения 7 августа 1812 года, освящении мемориала павшим воинам — март 2012

Определение состава приглашаемых клубов военно-исторической реконструкции — декабрь 2011

Направление приглашений в МИД РФ, посольства республики Франции, ФРГ, Испании, Польши для участия в перезахоронении павших в Смоленском сражении воинов, открытии мемориала, реконструкции Смоленского сражения 1812 года. Направление приглашений в МО РФ, Мин. культуры, Святейшему Патриарху Московскому и Всея Руси Кириллу, ведущим тур. агенствам РФ. Формирование туристских туров на фестиваль. — июнь — май 2012

Подготовка и проведение информационного обеспечения фестиваля — январь — август 2012